Een papieren administratie lijkt misschien de makkelijkste oplossing in het begin, maar op een gegeven moment ga je tegen problemen oplopen. Als je bedrijf groeit is de kans groot dat je snel het overzicht gaat kwijtraken. Zeker als de projecten met steeds meer derde partijen worden gedraaid, zoals vaak in de GWW gebeurt, is een digitale administratie bijhouden aan te raden. Op deze pagina kijken we naar wat je precies van dit soort software kunt verwachten en wat het kan toevoegen aan jouw bedrijf.
Materialen en uren registreren met een app
Als we het hebben over speciale GWW Software, oftewel software voor de grond,- water- en wegsector, is het gedetailleerd bijhouden van alles wat er in projecten gebeurt van belang. Grote bouwprojecten zijn vaak plekken waar meerdere aannemers en bedrijven samen werken. Op dat soort momenten is de communicatie, planning en de administratie van groot belang. Je moet alles op een goede manier registreren, anders verloopt de planning van het project niet zoals zou moeten waardoor vertraging ontstaat. Maar ook in kleinere settings kan goede software natuurlijk een uitkomst zijn om alles soepel te laten verlopen.
Zo is het bijhouden van alle gewerkte uren met een app of website natuurlijk erg handig. Zowel voor de werknemers, werkgevers als de klant. Door een project goed in te plannen kan de klant zien hoe lang alles gaat duren, en wat het natuurlijk allemaal gaat kosten. Vervolgens kunnen de werknemers precies zien wat er van ze wordt verwacht en wanneer ze moeten werken. Aan het einde van de week kan de uren verantwoording dan worden gemaakt zodat alles ook daadwerkelijk naar de factuur wordt verplaatst. Voor het materiaal waarmee gewerkt wordt kun je vergelijkbare dingen verwachten. De inkoop weet wat er nodig is en de klant ziet overzichtelijk waar hij voor betaalt.
Doordat alle materialen en gewerkte uren worden bijgehouden op de digitale werkbon, kan er ook met een paar klikken een factuur worden gemaakt. Hier wordt ook de kilometerregistratie aan toegevoegd, die door de werknemer is ingevuld op de app. De digitale factuur wordt gemakkelijk doorgestuurd naar de klanten als deze niet tijdig wordt betaald, zie je ook snel staan. Alles wordt dus net wat makkelijker.
Heb jij iets aan de software?
Als je op cleverdesk.nl kijkt, zie je dat er nog veel meer mogelijkheden zijn met de software die je voor de administratie gebruikt. Ook de klantenbinding kan worden aangehaald, omdat het makkelijker wordt om te communiceren tussen enerzijds de klant en andere kant de werkgever. Als een werknemer een werkbon af heeft, kan hij vragen of een klant deze wil aftekenen. Dit gebeurt digitaal, waardoor de werkgever in een mum van tijd ziet of alles daadwerkelijk is gedaan. Hier kunnen ook foto’s aan worden toegevoegd. Deze extra transparantie is erg fijn voor zowel de werkgever, als de klant!
